Tilpasset opplæring ga vellykket brukeradopsjon for Lørenskog kommune

Vellykket brukeradopsjon i Lørenskog kommune

Lise Marlen Hansen er pedagog i Puzzlepart, og jobber med opplæring og kompetanseheving i prosjekter der virksomheter skal ta i bruk ny teknologi for samhandling og effektivisering. Her forteller hun om hvordan det gikk da Lørenskog kommune skulle ta i bruk Microsoft Teams, OneDrive og Yammer.

Office 365-prosjekter handler ofte om dokumenthåndtering – produksjon, lagring, deling og gjenfinning. Men for mange arbeidstakere er dokumenthåndtering en liten og kanskje uviktig del av arbeidshverdagen. Derimot er det kanskje viktigere med god informasjon, en plass for samhandling, erfaringsdeling og tilgang til en møteplass.

For å forstå Lørenskog kommunes behov bedre, ble det gjennomført innsiktsarbeid før verktøyene ble rullet ut til alle ansatte. Noen av funnene her var:

  • behov for å ha ett sted for å finne digitale veiledninger
  • ett sted å huke av for utførte oppgaver
  • ett sted for enkel tilgjengelighet til andre digitale verktøy i kommunen, også når en er på farten.

Kommunen kom raskt fram til at Microsoft Teams og OneDrive ville passe godt til de ulike behovene som eksisterte for ulike sektorer og roller. I tillegg valgte de å ta i bruk Yammer som internt sosialt nettverk.

Hva har kommunen gjort for å lykkes?

Kommunen tok funnene og utfordringen på alvor. For å sikre at verktøyene ble tatt i bruk på riktig måte, ble det besluttet å gjennomføre et opplæringsprogram for å sikre at ansatte fikk nødvendig digital kompetanse. Ikke bare administrativt ansatte, men også ansatte som for eksempel renholdere, vaktmestere, brøyte- og gravesjåfører, samt park- og idrettsansatte skulle få god opplæring. Opplæringen skulle være tilrettelagt for arbeidshverdagen og verktøyet den enkelte ansatte hadde tilgang til.

Lise Marlen Hansen
Lise Hansen
Lise er utdannet lærer og jobber som pedagogisk rådgiver i Puzzlepart.

Skreddersøm for de ulike rollene

Som pedagog var dette en drømmeutfordring! Det å sørge for at nye verktøyene oppleves som relevante, viktige og riktige for de forskjellige rollene er en veldig givende oppgave.

Prosjektet var tidlig ute med å identifisere tre forskjellige brukergrupper. De tre brukergruppene ble basert på hva slags hovedverktøy de bruker i arbeidsdagen:

  • ansatte som hovedsakelig bruker PC
  • ansatte somhovedsakelig bruker nettbrett
  • ansatte som hovedsakelig bruker smarttelefon

Samtaler med ledere og et utvalg ansatte fra de forskjellige sektorene og avdelingene ble booket og gjennomført. Fokuset i samtalene var å danne et godt bilde av hvordan en vanlig arbeidsuke forløp. Her er noen eksempler på spørsmålene vi jobbet med:

  • Hvordan foregår dagens informasjonsflyt? Hva sendes på e-post? Hva legges i posthyller/henges på informasjonstavler?
  • Hvilke fora bruker ansatte som beveger seg mellom ulike lokasjoner til å stille spørsmål?
  • Hva fungerer godt i dag?
  • Hva er det største savnet når det kommer til samhandling og informasjon?

Samtalene gjorde at vi fikk svært relevante eksempler vi kunne benytte i opplæringen for å forklare funksjoner i de nye verktøyene, på et språk deltakerne forstod og var godt kjent med.

Alle ansatte skal opp på et grunnleggende likt nivå

For Lørenskog kommune var det viktig å få alle ansatte, uavhengig av rolle, opp på et felles grunnleggende nivå. Utgangspunktet for alle kursene var derfor et grunnleggende basiskurs i Teams, OneDrive og Yammer. For den enkelte seksjon og avdeling ble det gjort tilpasninger i dette kurset for å møte deltakerne i deres faktiske arbeidshverdag. Jobber du for eksempel ikke med dokumenter, er det heller ikke nødvendig å lære inngående om dokumenthåndtering. Kanskje er det tilstrekkelig å få kunnskap om hvordan en eksempelvis kan finne igjen dokumenter lederen har publisert.

Tilpasset opplæring og konkrete løsninger

Mange ønsket seg lettere tilgjengelige veiledninger. For eksempel ønsket kommunens renholdere seg tilgang til bruksanvisninger for de forskjellige renholdsapparatene som er i bruk. Dagens papirbaserte bruksanvisninger ble derfor byttet ut med korte instruksjonsvideoer som ble publisert i Stream og tilgjengeliggjort i kanalene til hvert enkelt renholdsteam. Alle renholdsarbeidere i kommunen har hvert sitt nettbrett og hjelpen er bare et skjermtrykk unna.

Språk er en typisk utfordring i denne gruppen. I opplæringen ble det gitt konkrete oppgaver og opplæring i hvordan lese inn et innlegg muntlig fremfor å skrive ved å bruke innebygde verktøy som gjør tale til tekst. De lærte seg også hvordan de kan oversette et innlegg fra et språk til et annet i Microsoft Teams.

Bilde som viser brukerveiledninger i Teams

For ansatte med stillinger som innebærer mye ute-tid, slik som sjåfører eller ansatte i park- og idrett, var det viktig å ha lett tilgang til eksempelvis digitale brøyte- og saltekart. Løsningen ble å laste opp kartene som PDF-filer i dedikerte kanaler. PDF-filene er mulige å zoome inn/ut og får et godt grensesnitt på nettbrett og større smarttelefoner. I opplæringen ble det også vist og gitt oppgaver på lokasjonstagging og samtaler med video.

Bilde som viser hvordan et rutekart ser ut i Microsoft Teams

Hvorfor lykkes utrullingen så godt?
En viktig faktor er at ansatte som jobber sammen, fikk opplæring sammen. Det å kunne gå på kurs samtidig med sine nærmeste kolleger gir mange gevinster. Ansatte kan begynne å bruke verktøyet rett etter kurs. De vet at andre kolleger har lært de samme tingene. Da kan de starte på likt grunnlag, og hjelpen er alltid nær.

Lørenskog kommune satset også tidlig på å etablere et nettverk av superbruker. Dette er ansatte som får mer dyptgående opplæring og som aktivt bidrar til å hjelpe prosjektet med intern kommunikasjon og avlaster mengden spørsmål til brukerstøtte. Samtidig er de utmerkede rollemodeller som viser at det nytter å ta de nye verktøyene i bruk.

Kombinasjonen av god forankring, dyktig intern prosjektledelse, kontinuerlig intern kommunikasjon, superbrukernettverk og at de alltid hadde brukerperspektivet i fokus er viktige faktorer. Valget om å investere nok tid til kartlegging, planlegging, tilpasning og gjennomføring av opplæringen var en avgjørende investering til etterfølgelse. Og da Covid-19 kom midt i utrullingens siste fase, viste Lørenskog kommune endringsmuskler da alle gjenstående planlagte klasseromskurs ble gjennomført via Teams i stedet for. Kudos!

Trenger dere opplæring i Office 365, Teams, SharePoint?
Les mer om Puzzleparts tilbud innenfor kurs og opplæring.

Recommend
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIN
Share
Tagged in