Fordelene med Teams vs. Skype for Business

I over ti år har Skype for Business vært gullstandarden for lynmelding og konferanseprogramvare i bedriftsmarkedet. Nå er tiden i ferd med å renne ut: den 31. juli 2021 skrur Microsoft av S4B for alle Microsoft 365-brukere. Det er heldigvis ingen grunn til panikk, for erstatningen har vært klar lenge. Her skal vi se nærmere på hva du vinner ved å gå over fra Skype for Business til Microsoft Teams i dag.

Microsoft Teams ble lansert i 2016, ikke som en forbedring av Skype for Business, men som en fullstendig omformulering av hva en kommunikasjon og samhandlingsplattform skal være. Fra en forsiktig start med fokus på persistente samtaler og samhandling har produktet modnet til å bli en «hub» for samhandling, produktivitet, kommunikasjon og undervisning.

Når du går over til Teams vil du selvfølgelig finne igjen støtte for møter, direktemeldinger og en-til-en samtaler. Det er i forskjellene fra Skype for Business at de virkelige forbedringene ligger. Grunnfunksjonaliteten i Teams dreier seg om samhandling i nettopp «Teams» med tilhørende kanaler. Et team i Teams er en gruppe medarbeidere som samhandler rundt et felles tema eller mål. Det kan være et prosjekt, avdelingssamarbeid eller faggrupper. Fellesnevneren er at man har behov for å kommunisere, har møtevirksomhet og deler dokumenter.

Digitale samtaler

En tekstsamtale i en teams-kanal er det vi kaller persistent, det vil si at det er en samtalelogg med nyeste beskjedene på bunnen og gamle meldinger dyttes etter hvert oppover i visningen. Om man svarer på en beskjed opprettes det en tråd, slik at det er mulig med flere samtidige samtaler i parallell. Dette er svært annerledes fra hvordan du forholder deg til samtaler i Skype for Business. I Skype flyttes samtalelogger inn Outlook i når samtalevinduet lukkes, noe som gjør det vanskeligere for deg å finne tilbake til tidligere samtaler – og det er ikke mulig for andre å se hva som ble diskutert med mindre du kopierer ut og sender over, for eksempel via epost. Med kommunikasjon i kanaler i Teams blir den uformelle samtalen mellom kollegaer tilgjengelig også for andre som ikke nødvendigvis har vært aktive deltakere i samtalen. Det er også enklere for andre å bidra uten eksplisitt å ha blitt adressert.

Videomøter

Videomøter i Teams er noe mange av oss har fått testet grundig ut de siste månedene. I Skype for Business er det svært lite du kan gjøre med video og lyd utover å skru dette av og på.

Via egendefinerte bakgrunner i videosamtaler gjør Teams det enklere, og i mange tilfeller kanskje mindre flaut for oss med rotete hjemmekontorer, å vise oss på video. Dette skjer gjennom avanserte videofiltre som kommer bygget inn i klienten.

På samme måte kommer Teams med egne og forbedrede komprimeringsmetoder for å gi oss bedre lydkvalitet og video over samme forbindelse som før. Det jobbes også med funksjoner som som støydemping for å fjerne lyden av unger som leker eller annen bakgrunnsstøy.

Deling og samarbeid på filer

Skype for Business er det mulig å dele filer direkte med meldingsmottaker. Ulempen med denne formen for deling er at du må sende samme filen igjen og igjen om du skal dele med flere.

Alternativt kan du finne frem til et SharePoint-område og legge filen der for så manuelt å dele den. Teams gjør alt dette for deg automatisk.

All deling i Teams skjer via underliggende SharePoint-områder eller via OneDrive for Business. Dette betyr at det er enkelt å dele samme innholdet med flere og lett å finne igjen hva du delte.

Viktigere er at du kan begynne samhandling rundt Office dokumenter umiddelbart etter at filen har blitt delt via Teams. Samtidig redigering er støttet ut av boksen. Om du har irritert deg over dokumenter av typen ‘rapport_siste_siste_versjon.docx’, så vil dette være noe for deg.

Samtaler med eksterne

De fleste med Skype for Business har mulighet til å kommunisere med kollegaer i andre organisasjoner. Dette er noe Teams selvfølgelig også tillater. Om du bytter til Teams nå vil du også se at det er mulig å snakke med andre som fremdeles bruker Skype for Business.

I tillegg tillater Teams at vi kan invitere kolleger fra andre organisasjoner inn som gjester i ulike team, noe som åpner opp for helt andre muligheter for samarbeid på tvers.

Teams Live Events

De som også bruker Exchange i skyen vil kunne dra nytte av Teams Live events for allmøter og webinarer. Dette er eventer av karakteren få-til-mange.

Sammenlignet med et vanlig møte, har presentatørene mer kontroll over hva som vises på skjermen, med muligheten til å bytte mellom video feeds samt spørsmålsmoderering.

Live events tilbyr også bruksrapporter i etterkant av eventen for analyse og forberedelser til neste gang.

Bli med på webinar om Skype til Teams 14. oktober 2020

Den 14. oktober kl 9-10:30 arrangerer vi et åpent, gratis webinar om hvordan dere kommer dere fra Skype til Teams. Les mer om webinaret her:
https://puzzlepart.com/2020/10/05/webinar-skype-til-teams/