Teams Live Events – erfaringer fra et kundeprosjekt

Daniel Wiese Møller er multimediateknolog og prosjektleder i Puzzlepart. Han hjelper mange kunder med å ta i bruk Microsoft Teams, og spesielt Live Events er et av hans spesialfelt. Her forteller han om hvordan vi hjalp Integrerings- og Mangfoldsdirektoratet (IMDi).

Vi har lagt 2020, «corona-året» bak oss. Året hvor «hele verden» måtte lære seg ny teknologi nesten over natten, og virksomheter og organisasjoner måtte snu på en femøring og tenke nytt.

Verktøy som Microsoft Teams gjorde det mulig for oss å fortsette kommunikasjonen digitalt, i form av digitale møter, video- og skjermdeling, og direktesendte arrangementer.

Sistnevnte har vi sett i utbredt bruk i 2020, og mange har tatt kontakt med oss i Puzzlepart for å lære å ta i bruk direktesendte arrangementer til ulike typer kommunikasjonsformål. Dette kan være allmøter, rekruttering, onboarding eller eksterne arrangementer.

Digitalt arrangement for eksterne

Like før jul fikk Puzzlepart en forespørsel fra Integrerings- og Mangfoldsdirektoratet (IMDi) ved Siri Wendelborg som hadde planlagt et eksternt direktesendt arrangement kalt «Oslobarometeret 2020». Det var et digitalt arrangement for eksterne deltakere med interesse i forskningen på Oslo-folks mening om innvandring og integrering. I arrangementet skulle IMDi ha med seg to samfunnsforskere fra Universitetet i Oslo (UiO), Jan Paul Brekke, og Audun Fladmoe som skulle presentere funn fra undersøkelsen «Oslobarometeret».

IMDi hadde behov for bistand til planlegging, gjennomføring og etterarbeid i forbindelse med arrangementet, og Puzzlepart ved undertegnede hadde ansvaret for regien på sendingen som produsent.

I forkant av arrangementet gjennomførte vi en del arbeidsmøter hvor vi kikket på ulike typer plattformer som støtter direktesendte arrangementer, både Facebook og YouTube ble vurdert, men valget falt på Teams som med sin støtte for «Live events» legger godt til rette for direktesendte arrangementer med rollefordeling som produsent og presentatør, bildekøing , bilde-i-bilde o.l.

Mye øving og forberedelser

Når valg av plattform var gjort, gjensto det aller viktigste, vi måtte øve og ha generalprøve. Det aller viktigste man kan gjøre i forkant av alle arrangementer, enten de er digitale eller fysiske, er å være så godt forberedt som mulig. I digitale arrangementer i Teams handler dette i stor om å sørge for at de eksterne foredragsholderne får logget seg på slik at vi vet at de har de nødvendige tillatelsene. I stor grad handler dette om at Microsoft 365 miljøet hvor arrangementet kjøres fra må tillate eksterne/gjestebrukere. Det er selvfølgelig også en forutsetning at «Live events» er aktivert i arrangørens M365 miljø og at brukere har tillatelse til å planlegge og gjennomføre disse i Teams.

Videre ble viktig å få hele arrangement-teamet godt kjent med programmet slik at alle er trygge på hva som skal skje og til hvilken tid slik at brukeropplevelsen blir så god som mulig for publikum. Det viktigste er å bli trygg på teknologien og på alle bytter mellom innhold og foredragsholdere slik at overganger blir sømløse. Det er alltid en fordel å ha to produsenter, en med hovedansvaret og som styrer spakene, og en som kan overta dersom hovedprodusenten f. eks skulle miste tilkoblingen.

«I etterkant av arrangementet ser at god planlegging, øving og generalprøve, samt det å ha med seg en erfaren produsent den første gangen var nøkkelen til en god gjennomføring. Det er også under planlegging og øving at man avdekker eventuelle tekniske utfordringer som at en ekstern foredragsholder ikke får logget seg på»

Siri Wendelborg, IMDi

Gode råd til gjennomføring av Teams Live Events

Her er tips til praktikaliteter som er viktige for en god brukeropplevelse:

• En god mikrofon er alltid å foretrekke slik at lyden blir klar og fin. Det trenger ikke nødvendigvis være en ekstern mikrofon, det holder ofte med et headset som har en retningsbestemt mikrofon som er laget for videomøter, disse filtrerer effektivt støy fra omgivelsene.
• Benytt webkamera med minimum HD kvalitet (1280×720), og sørg for at de som skal være synlige på skjermen har et godt belyst rom slik bildet blir så klart som mulig. Webkamera fungerer ofte dårlig i dårlige lysforhold så det å ha en liten bordlampe pekende mot personen foran kamera er å anbefale, spesielt dersom rommet er mørkt. Plasser gjerne lyset på litt på skrå (30-45 grader) og ovenfra-og-ned dersom det er mulig. Du kommer også langt ved å plassere deg foran et vindu som hvor du kan benytte det naturlige lyset.

• Kle deg i nøytrale klær uten striper, ruter eller for mye mønster. Årsaken til dette er at det kan oppleves som «bølgete» eller støy da klærne ser ut som de beveger seg. Det er likevel fint å benytte farger og en anbefaling er å bruke klær med farger som står i kontrast til bakgrunnen.

• Som foredragsholder kan det være lurt å benytte to skjermer. Da kan du ha innholdet du skal presentere på skjermen foran deg samtidig som du har en egen skjerm ved siden av deg med notater, tilgang til en møtechat o.l.
• En stabil og god internettilkobling er alltid viktig. Det beste er å bruke kablet nett, da er det betraktelig mindre risiko for at nettet oppleves som ustabilt, noe som kan skape forstyrrelser i sendingen i form av dårlig lyd og bilde. Vær klar over at Teams alltid prioriterer lyd over bilde, så dersom du skulle oppleve dårlig nettforbindelse så er det kamerakvaliteten og skjermdelingen din som først blir dårligere mens lyden beholdes god så lenge som mulig.
• Utover dette, planlegg godt og øv øv øv.

Lykke til med gjennomføring av direktesendte arrangementer og ta gjerne kontakt med meg dersom du har spørsmål eller trenger bistand til alt fra planlegging, gjennomføring og etterarbeid.