Dette skjedde i Bergen
Etter flere digitale brukerforum var det hyggelig å endelig kunne arrangere et fysisk møte mellom brukere av Prosjektportalen 365. Onsdag 1. juni hadde Prosjektportalen sitt første brukerforum i Bergen. Vi var så heldige å ha med oss Wiggo Eriksen, porteføljeforvalter i BKK, som tok oss gjennom noen av de utfordringene som er knyttet til god porteføljestyring.
Gikk du glipp av seminaret? Her kan du lese et kortfattet sammendrag av innholdet Wiggo tok oss gjennom. Presentasjonen fra denne dagen ligger tilgjengelig i Brukerforumet i Teamskanalen, under «Inspirasjon».
Er du ikke medlem av brukerforumet?
Porteføljestyring
Wiggo startet med å ta oss med på en reise «bak kulissene» hvor utfordringene knyttet til metadata og kontekst stod i hovedfokus.
Kontekst
Noe av det som Wiggo lærte oss denne dagen var forholdet til riktig kontekst. Hvilken kontekst informasjonen skal benyttes, har faktisk mye å si for forståelsen. Dersom du ønsker å presentere hvor mange prosjekter som tilhører et gitt tjenesteområde, kan det være nyttig å informere om hvor mange av disse som faktisk er aktive og hvor mange som er avsluttet. Tilsvarende kan det være lurt å si noe om prosjektenes totale økonomi dersom du skal si noe om overskridelser. Det kan være nødvendig å se disse i sammenheng for å se det store bildet.
Tilgang til gode data
Med Prosjektportalen 365 vil du ha tilgang til prosjekt- og porteføljedata for å støtte opp under de rapporter du behøver. Det er viktig å identifisere nødvendig datae og påse at disse faktisk blir samlet inn og holder god kvalitet. Skulle det være data som er nødvendige for en god rapportering så kan disse som oftest anskaffes ved å utvide datamodellen for prosjektene.
Tips: La prosjektorganisasjonen rapportere på de data som behøves til deres rapportering. Reduser rapporteringsmengden ved å fjerne de data som ikke er nødvendige.
Dersom prosjektene opplever at dataene faktisk blir benyttet, vil man kunne se nytten av dette arbeidet (rapporteringen).
Presentasjon og bruk av data i porteføljestyringen
Wiggo ga oss flere eksempler på hvordan data kan sammenstilles og presenteres, og lærte oss hvorfor det er viktig å velge ut riktig data til presentasjonen. Det er viktig å tenke gjennom hva en ønsker skal bli presentert. Enhetsstørrelser og sammenhenger mellom data er eksempler på hva som er viktig å få frem i en presentasjon.
Power BI
Med PowerBI har du gode forutsetninger for å sette opp informative rapporter. Rapportene bygger på en datamodell som kan bearbeides, for å kunne gi rapportene dine den fremstillingen du ønsker. Her kan du omforme og endre på datatyper slik at dataene fremstilles på en ryddig måte. Dersom du ønsker å synliggjøre dato kan du for eksempel fjerne klokkeslettet. Videre kan du sammenligne data for å vise utvikling over tid. Tidsserier kan settes opp med PowerBI for å visualisere denne utviklingen slik som du ønsker å ha den fremstilt.
Presentasjonen fra seminaret
Presentasjonen som ble brukt under seminaret er ligger tilgjengelig i Brukerforumet, under Teamskanalen «Inspirasjon».
Porteføljestyring
Wiggo startet med å ta oss med på en reise «bak kulissene» hvor utfordringene knyttet til metadata og kontekst sto i hovedfokus.
Kontekst
Noe av det som Wiggo lærte oss denne dagen var forholdet til riktig kontekst. Hvilken kontekst informasjonen skal benyttes, har faktisk mye å si for forståelsen. Dersom du ønsker å presentere hvor mange prosjekter som tilhører et gitt tjenesteområde, kan det være nyttig å informere om hvor mange av disse som faktisk er aktive og hvor mange som er avsluttet. Tilsvarende kan det være lurt å si noe om prosjektenes totale økonomi dersom du skal si noe om overskridelser. Det kan være nødvendig å se disse i sammenheng for å se det store bildet.
Tilgang til gode data
Med Prosjektportalen 365 vil du ha tilgang til prosjekt- og porteføljedata for å støtte opp under de rapporter du behøver. Det er viktig å identifisere nødvendig datae og påse at disse faktisk blir samlet inn og holder god kvalitet. Skulle det være data som er nødvendige for en god rapportering så kan disse som oftest anskaffes ved å utvide datamodellen for prosjektene.
Tips: La prosjektorganisasjonen rapportere på de data som behøves til deres rapportering. Reduser rapporteringsmengden ved å fjerne de data som ikke er nødvendige.
Dersom prosjektene opplever at dataene faktisk blir benyttet, vil man kunne se nytten av dette arbeidet (rapporteringen).
Presentasjon og bruk av data i porteføljestyringen
Wiggo ga oss flere eksempler på hvordan data kan sammenstilles og presenteres, og lærte oss hvorfor det er viktig å velge ut riktig data til presentasjonen. Det er viktig å tenke gjennom hva en ønsker skal bli presentert. Enhetsstørrelser og sammenhenger mellom data er eksempler på hva som er viktig å få frem i en presentasjon.
Power BI
Med PowerBI har du gode forutsetninger for å sette opp informative rapporter. Rapportene bygger på en datamodell som kan bearbeides, for å kunne gi rapportene dine den fremstillingen du ønsker. Her kan du omforme og endre på datatyper slik at dataene fremstilles på en ryddig måte. Dersom du ønsker å synliggjøre dato kan du for eksempel fjerne klokkeslettet. Videre kan du sammenligne data for å vise utvikling over tid. Tidsserier kan settes opp med PowerBI for å visualisere denne utviklingen slik som du ønsker å ha den fremstilt.
Presentasjonen fra seminaret
Presentasjonen som ble brukt under seminaret er ligger tilgjengelig i Brukerforumet, under Teamskanalen «Inspirasjon».
Er du ikke medlem av brukerforumet?
Takk for oss, Bergen!
Vi retter en stor takk til Wiggo som stilte opp og delte sine erfaringer og kunnskaper med oss. Og takk til alle som tok seg tid til å delta på seminaret! Vi ser frem til å arrangere flere fysiske seminaret med brukerne av Prosjektportalen fremover.
Har du en god case eller erfaring fra bruk av Prosjektportalen som du kunne tenke deg å dele med flere? Gi oss beskjed, så kan vi få til noe spennende sammen!
