Kom i gang med Microsoft 365 Archive

En av nyhetene fra Microsoft nå i høst har vært Microsoft 365 Archive, Backup og SharePoint Premium. Alle disse produktene bygger på Microsoft Syntex, AI-drevne tjenester som kan spore sin historie til lenge før AI i form av store språkmodeller ble mainstream via ChatGPT høsten 2022. På Ignite i november 2023 fikk vi også vite at Syntex endrer navn til SharePoint Premium, i tillegg fikk vi noen spennende nye funksjoner.

Hva er Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive lar kunder flytte innhold fra Microsoft 365 tenant lagring over til billigere lagringsplass uten å måtte benytte seg av tredjepartstjenester eller -plattformer. Et alternativ ville vært å overføre data til Azure blob storage eller å slette data. Det er verdt å merke seg at Microsoft 365 Archive ikke retter seg mot kunder som har behov for arkivløsninger som støtter NOARK-standarden. Primærformålet med Microsoft 365 Archive er:

• Kostnadsbesparing
• Forenklet administrasjon
• Søk i arkiverte data
• Trygghet i at samme sikkerhetsgarantier som for annet Microsoft 365 innhold gjelder
• Støtte for oppbevaringsetiketter og policier, følsomhetsetiketter

Kostnadsbesparing?

Microsoft 365 Archive har to kostnadskomponenter:

1. Hvor mye innhold har har arkivert
2. Antall GB vi gjenoppretter fra arkiv.

La oss se nærmere på hva kostnaden er, og hva dette kan bety:

Listepriser fra Microsoft per desember 2023 er:

Pris for lagring brukt er 0.05 USD per GB/Måned når arkivert lagring pluss Microsoft 365 lagring brukt overstiger det vi har tilgjengelig på tenant nivå. Pris for reaktivering av et område når data har vært arkivert i mer enn 7 dager, er 0,60 USD pr GB. Reaktivering av et område før det har gått 7 dager er gratis.

Noen regneeksempler:

Premisset er at vi har en tenant med 50 TB (50 000 GB) lagring

• Har vi aktive områder som bruker 20 TB med data, og arkiverte områder bruker 20 TB data, vil vi ikke ha en løpende kost per måned for arkiverte data
• bruker vi aktive områder med 45 TB data, og har 20 TB med arkiverte data, vil vi ha en kost på 750 USD for 15 TB med arkiverte data (5 TB vil regnes mot de 50 TB vi har tilgjengelig)
• Hvis vi en måned reaktiverer områder med til sammen 1 TB data, vil dette koste 600 USD

Oppsett

For å komme i gang med Microsoft 365 Archive må du aktivere Microsoft Syntex (SharePoint Premium). Syntex og det som blir SharePoint Premium er ikke tilleggslisenser, men funksjonalitet hvor man betaler kun for forbruk. Første steg er å sette opp pay-as-you go ved å koble seg til et eksisterende Azure-abonnement. Dette gjøres fra Microsoft 365 administrasjonssenteret under Setup > Use content AI with ‎Microsoft Syntex‎. Påløpte kostnader fra bruk av Microsoft 365 Archive vil dukke opp sammen med annen Azure-kost i perioden.

Når betalingsmetoden er konfigurert, er vi klare til å skru på Microsoft Archive og eventuelt annen Syntex / SharePoint Premium funksjonalitet. En rekke av Syntex-tjenestene kan spisses til å gjelde spesifikke områder, men Microsoft 365 Archive kan kun skrus av eller på for hele tenanten.

Når Archive er skrudd på, er vi klare til å arkivere områder. I SharePoint Admin center ser vi det har dukket opp seksjonen Archived Sites under Sites. I tillegg har vi fått knappen "Archive" under Active Sites. Velg området som skal arkiveres, trykk på knappen og bekreft at dette innholdet skal arkiveres. Det er verdt å merke seg at du nå har en periode på 7 dager hvor det er kostnadsfritt å gjenopprette området. Deretter vil det påløpe en liten kostnad ved å gjenopprette. Denne kostnaden vises for deg i det du gjenoppretter området.

Trenger dere hjelp med Microsoft 365 Archive?

Hvis dere trenger hjelp til å ta i bruk Microsoft 365 Archive, eller ønsker å diskutere muligheter og hvordan dere kan innføre løsningen, ta gjerne kontakt med oss.