Med over 4 000 tillitsvalgte og frivillige fordelt på hundrevis lokalavdelinger, organisasjoner, komiteer og utvalg er det et stort behov for digital samhandling i Tekna.
For å kunne administrere og gi brukerstøtte med en liten IT-avdeling er Tekna avhengige av automatisering og selvbetjening. Puzzlepart har hatt gleden av å kunne hjelpe Tekna med innføring av Microsoft Teams, automatisering og integrasjon med medlemsregisteret, samt utvikling av Teams-apper og integrasjoner som gir tillitsvalgte enklere tilgang til viktige løsninger og informasjon.
Mai 2019 - September 2020
Høsten 2020 kunne de første tillitsvalgte i Tekna ta i bruk den nye samhandlingsløsningen basert på Microsoft Teams. Nå kunne tillitsvalgte over hele landet gjennomføre digitale møter, benytte chat og diskusjoner, dele og samarbeide i dokumenter på en mer effektiv måte enn tidligere. I denne fasen var det viktigste for Tekna å:
Noen få uker etter lansering var over 500 tillitsvalgte og 50 teams opprettet automatisk basert på endringer i medlemsregisteret. 2 år senere har omtrent 2 000 tillitsvalgte benyttet løsningen og i dag benytter over 200 lokalavdelinger, studentavdelinger og utvalg løsningen.
Sammen med kunden har Puzzlepart bistått med rådgivning, utforming, utvikling, integrasjon og forvaltning av løsningen basert på Microsoft 365, Azure og Dynamics CRM. Leveransene i fase 1 har ivaretatt følgende behov:
Oktober 2020 - pågående
I den andre fasen ønsket Tekna å gjøre Microsoft Teams tilgjengelig for flere tillitsvalgte, samt etablere plattformen som en hub for informasjon og apper. Microsoft Teams er svært godt egnet for integrasjoner med eksterne løsninger, både tredjeparts og egenutviklede.
Puzzlepart har i denne perioden bistått med utvikling og integrasjon av løsninger basert på Power Platform, SharePoint og Azure. Leveransene i fase 2 har resultert i følgende løsninger:
Rapporter og dashbord koblet til datavarehuset
Diskusjonsforum for representantmøtet (R-møte) som arrangeres annethvert år
Løsning for publisering av kurs og arrangement på tekna.no
Kurskalender
Medlemsskolen (kurskatalog)
Løsning for søknad om samfunnsmidler, samt saksbehandling, rapportering og utbetalinger
Løsning for håndtering av innspill til offentlige høringer
Viva Connections
Møteadministrasjon basert på Decisions