I Puzzlepart hjelper vi virksomheter med å utnytte Microsoft 365-plattformen bedre. I et spennende prosjekt har vi bistått Coop Norge, en av landets største dagligvarekjeder, for å forbedre intern kommunikasjon og samarbeid ved hjelp av Microsoft Teams.
Microsoft har skrevet en svært god referansecase om Coop Norges innføring av Teams. Her er en kortversjon av referansen.
Utfordringen
Coop Norge ønsket å forbedre kommunikasjonen mellom hovedkontoret og de ansatte i butikker spredt over hele landet. 5000 kontoransatte hadde allerede tatt i bruk Teams, men det fantes ingen løsning for frontarbeiderne - de som jobber i butikkene.
Med 23 000 ansatte i over 52 ulike kooperativer, var det viktig å finne en løsning som kunne samle alle på én felles plattform. Hver butikk i kjeden gjorde ting på sin egen måte, og det var stort behov for en løsning der informasjon kom fram til alle ansatte.
Prosjektet
Hvordan kunne vi møte disse utfordringene, og hvordan kan vi påvirke måten folk jobber på?
Prosjektet kartla arbeidsprosesser og identifiserte utfordringer knyttet til kommunikasjon og informasjonsflyt. Basert på dette ble det lagt en plan for utrulling av Microsoft Teams.
Her er en kort oppsummering av stegene i prosjektet:
- Planlegging og strategi: Det ble lagt en plan for hvordan verktøyene kunne integreres sømløst i deres eksisterende systemer.
- Tilpasning: Plattformen ble tilpasset for å møte de spesifikke behovene til Coop Norge. Dette omfattet bant annert opprettelse av team og kanaler som reflekterte organisasjonsstrukturen.
- Opplæring: For å sikre en god og smidig overgang, ble det gjennomført opplæringssesjoner og gitt tilgang til ressurser slik at ansatte raskt kunne ta i bruk de nye verktøyene.
- Oppfølging: Etter lansering fortsetter arbeidet med å forsterke bruken og hjelpe ansatte med å mestre teknologien.
Resultatet
Microsoft Teams har gitt Coop Norge:
- Bedre kommunikasjon: Ansatte kan nå enkelt dele informasjon og samarbeide i sanntid, uavhengig av geografisk plassering.
- Økt effektivitet: Med alle verktøy samlet på én plattform, har arbeidsflyten blitt mer strømlinjeformet.
- Styrket samhold: Den nye løsningen har bidratt til å bygge en sterkere bedriftskultur ved å knytte medarbeidere tettere sammen.
Det neste steget i prosjektet er å innføre Microsoft Viva Engage for å skape en felles sosial plattform for de ansatte.
Hva gjorde Puzzlepart?
Vi leverte rådgivning, endringsledelse, brukeradopsjon og opplæring i prosjektet. En seniorrådgiver og pedagog fra Puzzlepart deltok i et team på 4 personer som hadde ansvar for alle delene av prosjektet.
ProSci-metoden og ADKAR-modellen har rammeverk som passer utmerket for denne typen prosjekter. Vi drev endringsledelse mot piloter og beslutningstakere for å sikre involvering og forankring, og for å skape et ønske om å være med på endringsreisen.
Har dere lignende behov?
Hvis dere vil bli bedre på kommunikasjonen og samarbeidet i egen virksomhet, kan vi i Puzzlepart hjelpe. Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan vi hjelper kundenes ansatte med å mestre bruken av Copilot og kunstig intelligens for samhandling og produktivitet.
Tormod Guldvog
Markedsdirektør
