Microsoft Teams har i løpet av noen få år blitt «allemannseie», og mange av oss bruker det nå daglig. Men noen opplever at Teams kan være slitsomt å forholde seg til, på grunn av mye «støy» og mange ukjente funksjoner. I den nye episoden av podcasten PzlPod får du gode råd som gjør Teams-opplevelsen bedre for alle.
Mye har endret seg de siste fem årene. Måten vi jobber på har tatt et kvantesprang inn i den digitale sfæren. «Alle» bruker Teams, om enn mer eller mindre frivillig. Dessverre har ikke alle fått tid eller mulighet til å lære seg å bruke Teams på en skikkelig måte.Er du en av mange som syns Teams litt slitsomt å forholde seg til? Opplever du mye støy, og ikke så mye gevinst av å ha teams som en del av din arbeidshverdag?
Her er noen enkle grep du kan ta for å rydde opp i egen teams-opplevelse og oppleve fordelene med å bruke dette multifunksjonelle verktøyet som faktisk har potensialet til å gjøre arbeidsdagen din litt ryddigere og litt enklere. I Podcast-episoden får du enda flere!
#1: Kom dere ut av gruppechat og inn i kanaler
Chat fungerer veldig fint til raske avklaringer. Men chat er flyktig og informasjon som ble delt for tre uker siden er ikke så enkel å finne tilbake til. Jo mer dialog, filer og lenker man flytter inn i kanaler, desto mindre slipper du å lure på «hvor var det nå jeg ...?».
En samtale i en kanal kan leve over lengre tid og er mer oversiktlig enn en chattestrøm, nettopp fordi samtalen ligger der som en tråd med et emne istedenfor å være en evig lang strøm av meldinger.
#2: Bruk emnetittel på alle innlegg/samtaler
Apropos samtaler, husk å bruke emnetittel på alle innlegg! Da blir plutselig kanalene oversiktlige og mye enklere å forholde seg til. Akkurat som du ikke ville sendt en e-post uten emne, bør du heller ikke poste et innlegg i en kanal uten tema.
#3: Bruk feste-funksjonen til å feste kanaler du bruker ofte
Gjør deg selv en tjeneste og tilgjengeliggjør de kanalene du bruker mye ved å feste dem i Teams. Da får du rask tilgang på de kanalene du bruker ofte og slipper å tråle deg gjennom endeløse lister med team og kanaler for å finne det du er på jakt etter.
Samtidig kan det lønne seg å skjule team du ikke er inne i så ofte, så slipper du forholde deg til disse før du må.
#4: Bruk merkelapper istedenfor å tagge hele teamet
Merkelapp-funksjonen lar deg gruppere innad i teamet. Denne funker veldig mye bedre enn å tagge hele teamet. Påkall oppmerksomhet til dem du trenger å påkalle oppmerksomheten til, og ikke flere. Derfor fraråder vi også å @-benevne hele teamet med mindre det virkelig brenner på dass. Folk har en tendens til å ignorere varsler som ikke involverer dem direkte. Derfor bør denne brukes med varsomhet og ved absolutt nødvendighet.
Vil du lære mer?
Hør på podcast-episoden vår om Beste praksis i Teams! Vi har også mange andre spennende episoder du bør få med deg.
Elsa Naumann
