Fra Google Workspace til Microsoft 365

Hvordan planlegge for en trygg og smidig overgang

I selskaper der ansatte bruker flere ulike plattformer for samhandling, er det lurt å standardisere på en felles metodikk for kommunikasjon og fillagring. En av våre kunder ønsket å innføre Microsoft 365 som felles samarbeidsplattform i selskapet, og dermed fase ut andre systemer. Men blant brukerne var det mange ulike ønsker og preferanser, og ikke minst forskjellige, innarbeidede rutiner. Hvordan samordne dette på en mest mulig smidig måte?

I denne bloggposten deler vi erfaringer fra innsiktsarbeid hos en kunde som går fra Google til Microsoft.

Kunden 

Merk: Vi har valgt å holde kunden anonym fordi dette er et pågående prosjekt. Likevel er denne casen interessant, fordi vi har hjulpet flere kunder med å flytte fra fra Google Workspace til Microsoft 365.

Kunden leverer programvare til internasjonal prosessindustri og andre ressurskrevende næringer. De leverer AI-baserte løsninger som gir kundene bedre muligheter for å sammenstille data, og hjelper kundene med å ta bedre beslutninger i komplekse utfordringer. Kunden har kontor i flere land på flere kontinenter.

Utfordringen

Kunden har i hovedsak to brukergrupper som jobber med hver sine plattformer.

Mange av de ansatte er ingeniører som utvikler løsninger for kundene. De har et stort behov for kommunikasjon, dokumentlagring og samhandling i prosjektene sine. Ingeniørene har i mange år brukt Google Workspace, og er svært vant til denne løsningen - til den grad at mange ansatte er gode ambassadører og vil motsette seg en overgang til Microsofts plattform. Mange interne prosesser knyttet til produktutvikling er også basert på hvordan Google Workspace fungerer.

En annen stor gruppe med ansatte jobber med forretningsstøtte. Disse er veldig erfarne med Microsofts verktøy, og det ble antatt at det vil være enklere å ta i bruk Microsoft 365 for denne brukergruppen. Det er likevel viktig at også disse ansatte lærer “beste praksis” og blir i stand til å ta i bruk Microsoft 365 på «riktig» måte.   

I tillegg til ulik bruk av verktøy i de ulike funksjonene, er det også forskjeller i kultur, språk og miljø i organisasjonen, spesielt på tvers av landegrenser. Dette gir ofte utfordringer knyttet til fragmentert informasjon, kommunikasjon og dokumenter. Manglende felles struktur på dokumentarkiver og -håndtering gjør at det ofte er vanskelig å vite hvor dokumenter egentlig kommer fra, og tilgangsstyring og IT-sikkerhet er svært komplekst for kunden.

Formål med prosjektet 

Hvordan kan kunden, og spesielt disse to ansattgruppene, få en smidig overgang fra Google Workspace (GWS) til Microsoft 365 (M365)?

Et viktig steg i alle prosjekter er å definere hva en ønsker av gevinster for å kunne måle at prosjektet har blitt en suksess. Når kunden ønsker en standardisert arbeidsmetodikk er det som regel for å forbedre effektiviteten og redusere forvirring rundt bruk av ulike systemer og verktøy. Bedre tilpasning og integrasjon av tekniske løsninger skal forbedre arbeidsflyten. Det er viktig at et søk i kundens systemer finner originale data og gir innsikt i hvorfor beslutninger ble tatt, og da må dokumenter lagres og håndteres på riktig måte.

Vi gjennomførte til sammen tre workshops med prosjektleder, endringsleder, IT-ressurser og representanter for brukergruppene  . Denne “workshoprekken” utgjorde et forprosjekt der målet var å skaffe tilstrekkelig innsikt for å gi anbefalinger for veien videre. Det var viktig å belyse både endringsledelsesaspektet og migreringstemaer.

Det var i utgangspunktet lagt opp til en relativt kort prosess med migrering av data og opplæring av de ansatte. Men innsikten vi fikk i workshopene viste at behovet er mer omfattende en opprinnelig tenkt.

Vi så spesielt tre områder som måtte adresseres:

1. Forankring i toppledelsen

Avgjørelsen om å starte overgangen ble tatt av en leder som ikke lenger jobber i selskapet. Dermed var det uklart hvordan ledelsen stilte seg til endringen. Å sikre eierskap hos ledelsen er et av de første stegene man bør gjøre i en endringsprosess, og prosjektgruppen så det derfor helt nødvendig å gjenoppta vurderingen med toppledelsen.

2. Utarbeide en kanalstrategi

Et nøkkelfunn i innsikten var at kunden ikke hadde noen kanalstrategi, det vil si et dokument som styrer hvilken type informasjon som skal bo hvor, hvem som eier og forvalter disse kanalene, og hvordan informasjonens livstidssyklus skal håndteres.

Fra et teknisk perspektiv må kanalstrategien legges før migreringer og tilpasninger for brukere og systemer kan planlegges.

Fra et endringsledelsesperspektiv må det være klart for alle ansatte hvordan overgangen fra Google Workspace til Microsoft 365 vil påvirke deres arbeidsdag, og hvilke systemer eller verktøy de skal bruke til hva. Vi definerte derfor behovet for en kanalstrategi som en avgjørende faktor for å gå videre med prosjektet.

3. Forberede for endringsmotstand

Motstand er en vanlig menneskelig reaksjon til endringer, og måtte forventes i også dette prosjektet. Desto tydelig og mer utbredt motstanden er, jo viktigere er det å gjøre tiltak tidlig i prosessen. Høyt fokus på kommunikasjonsaktiviteter og opplæring skreddersydd for å møte motstanden og svare på ansattes spørsmål må prioriteres.

Bildetekst: Skjermbilde fra workshop hos kunden. Her ser vi tydelig at det er store forskjeller når det kommer til ønske om å gå over til ny løsning.

Det er ikke uvanlig at det er stor splittelse i vilje og motivasjon til å gå over på nytt system. I en stor virksomhet kan motviljen være til stede i flere land med ulike kulturer og språk. Da er det enda viktigere å planlegge godt.

Det er dette som er årsaken til at endringsledelse brukes som verktøy for å skape gode og varige overganger til nye systemer på arbeidsplassen.

Konklusjon

Vi identifiserte behov for fokus på brukeradopsjon og endringsledelse i alle ledd. Å flytte fra Google Workspace til Microsoft 365 er en kompleks oppgave som krever god innsikt i ansattes arbeidsprosesser, og en god plan for å hjelpe dem med å håndtere endringen. For å redusere risikoen i prosjektet, er det viktig å sørge for at man allokerer nok tid og ressurser til å håndtere prosjektet og gi nok fokus på endringsledelse og konfigurasjon av Microsoft 365-tjenester til minst samme nivå som Google Workspace.

For å lykkes med denne overgangen må det kommuniseres tydelig til alle ansatte hva de kan forvente av det nye systemet, hvordan de skal bruke det, og at de kommer til å få all nødvendig opplæring underveis.