Riktig informasjon er halve jobben, men utdatert eller uriktig informasjon kan innebære risiko for feil og potensielt være ganske dyrt. Moderne verktøy kan gjøre mye av jobben for oss, men det forutsetter at vi har en plan for å ivareta informasjonen som verktøyene baserer seg på. I den nyeste episoden av PzlPod snakker vi nettopp om informasjonsforvaltning. Her er noen av hovedpunktene:
Kjenner du deg igjen i dette?
- Drømmer du om copiloter og kunstig intelligens som skal gjøre arbeidshverdagen din enklere, lage presentasjoner og oppsummere dokumenter?
- Skulle du ønske at søkeboksen i Teams eller på intranettet skal gi deg svaret du er ute etter på første forsøk?
- Irriterer du deg over at informasjonen om jobbens forsikringsordninger i personalhåndboka ble sist oppdatert i 2017?
Dette er kjernen i utfordringen: informasjonen må være korrekt og relevant!
Informasjonsforvaltning, information management eller information governance, handler om å ha prosesser på plass for å gjøre det enkelt og effektivt å kunne:
- Finne og forstå data
- Bruke data
- Gjenbruke data
Digitaliseringsdirektoratet definerer det slik:
"Informasjonsforvaltning betyr eit heilskapleg syn på aktivitetar, verktøy og andre tiltak for å sikre best mogleg kvalitet, utnytting og sikring av informasjon i ei verksemd. Organiseringa av informasjonen skal vere systematisk og henge saman med verksemda sine arbeidsprosessar."
Kva er informasjonsforvaltning? | Digdir
Tenk deg et intranett der informasjonen er upålitelig. Det blir mye vanskeligere å sikre kvalitet på arbeidet som gjøres i organisasjonen. Informasjonsforvaltning må ligge i bunnen som en forutsetning for gode intranett.
Kontroll på data gir bedre effektivitet
Å ha kontroll på data og "holde orden i eget hus" er nødvendig for å oppnå bedre effektivitet og produktivitet, og for å redusere risiko i organisasjonen. God informasjonsforvaltning kan gi gevinster som:
- Effektivisering av arbeidsprosesser
- Bedre beslutningsgrunnlag
- Bedre evne til å gjennomføre endringer
- Mer effektiv og forenklet etterlevelse av regelverk
- Bedre måloppnåelse
- Bedre informasjonssikkerhet, personvern og dokumentasjon
Mens manglende informasjonsforvaltning derimot kan føre til at:
- Innhold blir utdatert og ikke lenger korrekt eller relevant
- Det blir for mye innhold, som gjør det vanskelig å finne frem, og overveldende å forvalte
- Lenker og snarveier slutter å virke, brukerne finner ikke det de leter etter, eller bruker lenger tid og gir opp
- Innhold blir ikke lest eller brukt
Det er nødvendig å ha gode kanalstrategier og oppdaterte retningslinjer for å lykkes med informasjonsforvaltning.
Automatisere prosesser for utdaterte data
Når er informasjonen utdatert, og hvordan skal det da håndteres? Er vi lovpålagt å lagre innhold i en bestemt tid før det kan slettes, skal vi automatisk slette innhold etter en hvis tid, eller må en person avgjøre hva som skal skje med innholdet?
Når vi jobber med automatisering av informasjonsforvaltning evaluerer vi hvilke lisenser virksomheten har tilgjengelig eller ønsker å bruke, og tilpasser løsninger basert på dette og hvilke prosesser som ønskes.
I Puzzlepart leverer vi løsninger og konsepter basert på følgende:
- Regler og merkelapper for bevaring og sletting av innhold.
Manuelle prosesser for bevaring og/eller sletting er hovedsaklig inkludert i Microsoft 365 abonnementet. Automatiske prosesser derimot, krever Microsoft Purview abonnement. Regler og merkelapper støtter ikke forvaltning av sider og nyheter i SharePoint. Skal et menneske vurdere og/eller beslutte hva som skal gjøres med innholdet er heller ikke dette et alternativ.
- Automatisk utsendelse av varsler om utdatert innhold i Teams eller Outlook.
Dette er ofte gode og rimelige alternativer for forvaltning av intranettsider, personalhåndbøker, kvalitetsystemer, og liknende. Forutsetningen er at det er enkelt å definere hvem som skal varsles og når. Dette baseres på metadata som legges på innholdet, som sider eller dokumenter.
- Interaktive dashbord og søkedrevede sider som gir oversikt over innholdet.
Kommunikasjonsavdelingen og innholdseiere ønsker ofte en oversikt over hvem som er ansvarlig får hva og når innholdet sist ble delt eller godkjent. Forskjellige dashbord kan gi oversikt på tvers i organisasjonen, for egen avdeling, en spesifikk kategori eller tema, eller over innhold brukeren har publisert eller er ansvarlig for.
- Webdel for SharePoint-sider som viser en melding om at innhold kan være utdatert.
Nettaviser og offentlige webiser har gjerne informasjon om når innholdet ble sist oppdatert og en informasjonsboks dersom det er en stund siden. Vi har laget tilsvarende for SharePoint-baserte intranett, som i tillegg gir innholdseiere snarveier for å oppdatere, re-publisere eller slette siden.
- Automatisk påminnelse om å holde egen informasjon oppdatert.
Det er vanlig at ansatte endrer jobbtittel eller bytter avdeling. Det hender også at vi gifter oss og bytter navn, evt får et nytt telefonnummer. Derfor kan det være lurt med automatiske påminnelser om å oppdatere kontaktinformasjon, osv i profilkortet, kontaktinformasjon for nærmeste berørte i familien osv. I Puzzlepart trenger vi stadig å bli minnet på å holde CVen vår oppdatert, og legge inn avsluttede prosjekter og oppdrag, kurs og kompetanse, osv.
Petter Skodvin-Hvammen
