For mange fremstår nok et innføringsprosjekt med Microsoft 365 som et rent IT-prosjekt. I realiteten handler det mye mer om mennesker. Microsoft 365 rører ved de mest grunnleggende tingene vi gjør i jobben: Snakke med kolleger, jobbe sammen i team, samhandle på dokumenter og løse oppgaver.
Endringsledelse handler i korte trekk om å være forberedt på at ny teknologi og nye verktøy utfordrer måten vi jobber og samhandler på. Dette kan være svært krevende for ledere og ansatte. God planlegging og nøye forberedelser er forutsetninger for å hente ut de gevinstene man ønsker seg.
Workshops for hundrevis av ambassadører og ledere
Flere hundre ambassadører og ledere fra alle deler av kommunene har blitt rekruttert til prosjektet. Disse har som oppgave å være fremoverlente ansatte som skal hjelpe kolleger og egne avdelinger med å ta teknologien i bruk på en positiv måte.
For å hjelpe ambassadørene med å gjøre en god jobb, arrangerte DGI en rekke workshops i de ulike kommunene. Temaer var teknologi, endringsledelse og motstandshåndtering. Puzzlepart har fasilitert det faglige innholdet i alle workshopene, og ledet gruppearbeidet.
Ambassadørrollen og endringsledelse
Alle deltakerne fikk grunnleggende innføring i hva Microsoft 365 er, og hvordan det vil påvirke arbeidshverdagen i kommunene. Deretter snakket vi mye om ambassadørenes arbeidsoppgaver. Hva gjør en ambassadør, og hvordan kan de hjelpe kollegene sine?
Et viktig tema har vært endringsledelse. Hva kjennetegner endringer? Hvilke konsekvenser kan de få, og hva kan vi gjøre for å være forberedt når kollegene våre får kjenne endringene på kroppen?
Vi jobbet mye i grupper. Til dette brukte vi et verktøy som heter Mural. Det er en online-tjeneste som fungerer som «tavle» der alle deltakerne jobber på samme arbeidsflate. Mural gjør det mulig for deltakerne å sitte i grupper med en eller flere PC-er og jobbe sammen på oppgaver, uten at vi trenger «fysiske» verktøy som tavle, papir, tusjer og gule lapper.
Mural er et utmerket verktøy for samhandling i workshops.
Eksempel på kreativ besvarelse av gruppeoppgave i Mural
Gode diskusjoner og godt humør
Når vi samles til kickoff, er det viktig med godt humør. Derfor legger vi opp til mye diskusjoner, faglig input og løsing av problemstillinger. I gruppearbeidet gikk praten gjerne høyt, og mange var kreative i bruken av Mural.
Vi utfordret deltakerne med tre perspektiver:
Kollegaen: Hvordan takler vi den «vanskelige» kollegaen»? Hva gjør vi når en kollega ikke vil være med på endringene?
Avdelingen: Hvordan kan den «nye hverdagen» med en blanding av hjemmekontor og fysisk kontor skape nye muligheter?
Prosjektet/kommunen: Hvilke hindringer kommer vi til å møte i prosjektet?
DGI
"Å innføre Microsoft 365 og Teams blir ofte sett på som et IT-prosjekt, men det handler aller mest om mennesker og endring. Da er det viktig med strategiske partnere som Puzzlepart, som er gode på begge deler."
