Slik fikk Møller Mobility Group kontroll på Microsoft Teams

Bilbransjen «som man kjenner den» har mildt sagt vært i endring de siste årene. Med pandemi, krig, dyrtid, og andre elementer som påvirker leveringskapasitet og folks kjøpekraft, og ikke minst økningen av antall bilmerker fra spesielt Asia, har den tradisjonelt konservative bilbransjen blitt utfordret.

Foto: Møller Mobility Group. Fotograf: Kilian Munch.

Mens de etablerte merkene tidligere har solgt biler som varmt hvetebrød, har man de siste årene blitt utfordret av merker som tilbyr en helt annen kundereise enn man tidligere har vært vant til. Kunden bruker apper og nettbaserte løsninger som i praksis lar deg sette opp bilen slik du vil ha den, velge tilleggsutstyr, og legge den i bestilling, som om det var et hvilket som helst produkt man handlet på nett. Kundereisen fortsetter i de samme appene også etter at bilen er levert, dersom man for eksempel skal bestille service eller verkstedtime.

Enten man ønsker å styrke og beholde sin markedsposisjon, eller man jobber for å overleve dette paradigmeskiftet, er man nødt til å følge med i timen.

«Jeg kan aldri tenke meg å gå tilbake til en hverdag uten Teams»
- Thomas Hansen, daglig leder Møller Logistikk Bekkelaget.

Det har Møller Mobility Group (MMG) virkelig gjort. MMG er Skandinavias største bilkonsern med nærmere 8000 ansatte i Norge, Sverige, og de baltiske landene, dette inkluderer alt fra mekanikere, lakkerere, opprettere, økonomier, controllere, markedsførere, kommunikasjonsrådgivere, konsernledere, og andre ledere på ulike nivåer.

Møller Mobility Group ved datterselskapene Harald A. Møller (HAM), og Møller Bil (MB), importerer og omsetter de velkjente merkene Audi, Volkswagen, Skoda og Cupra, samtlige med agentur.

Siden oktober 2021 har vi i Puzzlepart hatt gleden av å samarbeide med en organisasjon som tar den digitale transformasjonen på største alvor og hvor vi har bistått med etableringen av Microsoft Teams som en plattform. Det endelige målbildet for Teams, er at appen skal fungere som en ansattportal hvor forretningsapplikasjoner for salg, service, timeføring og ymse andre Microsoft 365- og Dynamics 365-baserte løsninger skal spille sammen i en harmonisk symfoni hvor smart digitalt samarbeid er i førersetet.

Hvordan går man så frem for å starte arbeidet mot et slikt visjonært målbilde?
Det første er å erkjenne at teknologien er underordnet og at nøkkelen til suksess ligger i endringsledelse, brukeradopsjon, og ledelsesforankring.

På disse to årene har vi gått igjennom ulike faser hvor bemanningen av prosjektet også har variert. De første 3-4 månedene gjennomførte vi det vi kaller en teknisk pilot, her var vi en teknisk rådgiver og en endringsleder som jobbet 2-3 dager i uken sammen med en utvalgt enhet i organisasjonen med ca 100-130 ansatte. Formålet med denne fasen var å validere teknologien, enkelt sagt, teste og evaluere Teams og svare på spørsmålet:“er dette noe som kan brukes hos oss?”

Basert på den tekniske piloten hadde vi fått gode svar på at teknologien er bra, og vi fikk bekreftet at dette vil tilføre organisasjonen verdi ved å forenkle en rekke prosesser knyttet til samarbeid og samhandling.

Derfra gikk den tekniske piloten over i en forretningspilot. Her ble en større del av organisasjonen involvert i arbeidet med å rulle ut og etablere Teams. Antall berørte brukere var da oppe i omtrent 1000 ansatte i HAM (importøren i MMG). Formålet med forretningspiloten var annerledes enn ved den tekniske piloten, her fikk vi tillatelse til å prøve og feile, evaluere og justere, alt for å tilpasse og validere implementeringsprosessen slik at den kan skalere på en god måte når Teams rulles ut til de resterende 6800 ansatte i og utenfor Norge.

Lise Hansen, pedagogisk rådgiver fra Puzzlepart, holder workshop for en av ambassadør-gruppene i Møller Mobility Group. 

Det var i forretningspiloten vi virkelig fikk stridstestet våre pedagogiske modeller og rammeverk. Det var her vi første gang kom i kontakt med operative ansatte som jobber ute i felt og som derfor ikke har PC som sitt primære arbeidsverktøy. Det ble svært viktig å skape suksesshistorier blant denne gruppen ansatte - og det fikk vi, etter bokstavelig talt flere runder med prøving og feiling, virkelig til.

Poenget med en suksesshistorie er å dele den med andre for å inspirere og motivere. Etter å ha stanget i flere uker, følt oss nedprioritert fordi det alltid var driftsaktiviteter som var viktigere, opplevde vi et vendepunkt når vi fikk trent ledergruppen for gjengen som har ansvar for å ta i mot bilene som kommer til kai. Vi fikk flere fantastiske tilbakemeldinger fra lederne bare få uker etter at de formelt hadde forlatt gamle systemer og gått over på Teams med tilhørende nye arbeidsvaner og rutiner for bruk.

«... fra nå av skal all intern kommunikasjon foregå i Teams. Ingen flere mailer fra meg i Outlook - og heller ikke svar på mailer fra dere 😉»
- Lars Gervin, daglig leder for Møller Bil Tønsberg, til ansatte om nye rutiner.

Videre ble det gjennomført undersøkelser hos flere av de ledergruppene vi jobbet med, og i en av gruppene svarte 13 av 15 lederne at de allerede etter tre uker opplever å motta færre e-poster fordi kommunikasjonen er flyttet over i team og kanaler.

På spørsmål om hva som er bra med Teams, kommer setninger som: «Raskt svar på spørsmål», «enklere å gi beskjed», «sikrere og bedre informasjonsflyt», «oversiktlig med alle samtaler og filer på ett sted» og «ikke så formelt». Kommunikasjon med operative ansatte og andre medarbeidere som ikke sitter daglig ved en PC, har også blitt enklere. Dette er med på å knytte operative og ikke-operative miljøer nærmere hverandre. 

Lite visste lederne bak tilbakemeldingene at disse skulle være “starten på slutten” for motgang og frustrasjon. Vi hadde knekt koden for «de lokale forholdene», som gjorde at vi skjønte hvordan vi skulle kommunisere for sikre optimisme og oppslutning videre.

Forretningspiloten varte fra omtrent april 2022 til februar 2023, og besto av et større team hvor vi var to endringsledere, en teknisk rådgiver og en kommunikasjonsrådgiver fra Puzzlepart, fordelt på 3 årsverk. I tillegg besto teamet av ca 2 årsverk fra Møller, hvor forretning var representert i hele perioden.

Neste steg, etter teknisk- og forretningspilot, stod masseutrulling for tur. 150 forhandlere med totalt 6800 ansatte i Møller Bil Norge, Sverige, og Baltikum, samt en rekke frittstående forhandlere, skulle ved en godt forankret og testet prosess igjennom en styrt implementering av Teams.

Vi var sikre nå på at prosessen var bra, vi hadde oppnådd den støtten vi trengte i sentrale deler av organisasjonen, forhandlerforeninger og lignende, så her var det mer eller mindre tut og kjør. Fortsatt har vi lite fokus på selve teknologien og vi bruker masse tid på å snakke om det store «hvorfor» med overgangen fra tradisjonelle måter å samarbeide på, til moderne bærekraftige måter.

Etter at prosjektet nå er avsluttet og overført til linjeorganisasjonen, kan vi se tilbake på et arbeid som har bidratt til å modernisere et flaggskip av et selskap, enkelt forklart «bare» ved å gå inn og se på interne prosesser for samarbeid og samhandling, samt hvordan disse kan forbedres, både ved hjelp av holdninger og arbeidsvaner, og teknologi og systemstøtte.

Skjermbilde av analyse over bruk av Teams som samhandlingsverktøy.

Vi har levert konkret verdi ved at andelen ansatte som brukte Teams i løpet av en måned, gikk fra 40% til 80%. Samtidig så vi en markant økning i trafikken i Teams på blant annet kanalmeldinger, samtidig som vi så at trafikken for antall sendte e-poster gikk ned. Alt dette er tydelige indikatorer på at flaggskipet er i ferd med å snu fordi medarbeidere på alle nivåer har forstått viktigheten av å jobbe smartere og ved å adoptere nye arbeidsvaner.

Skjermbilde av graf over bruk av Teams som samhandlingsverktøy

I hovedprosjektet ved masseutrulling av Teams, var vi et større team på totalt 8 årsverk. Vi etablerte 3 team i teamet som hver hadde dedikert ansvar for sine forhandlergrupper. Prosjektteamet ble delt i tre lag bestående av én endringsleder og én migreringsansvarlig.

Avslutningsvis er det viktig å legge til at vi også hadde god støtte i forretningen, hvor hver forhandler hadde sin daglige leder igjennom felles kick-off, der rollene «teamsracer» (superbruker), og forhandlerkoordinator ble utpekt. Dette var roller som støttet prosjektteamet underveis i implementeringsprosessen for den enkelte forhandler. Totalt er det utnevnt over 300 teamsracere i Møller Mobility Group.

Til sammen utgjør disse et racernettverk der alle er engasjert og interessert i ny teknologi, nye måter å løse oppgaver på, og rett og slett i å jobbe litt smartere. Disse deltar en gang i måneden på racer-webinar hvor det deles flere suksesshistorier, latest and greatest i Microsoft Teams.

Formålet med nettverket er å sikre at suksesshistorier og kunnskap sprer seg i hele organisasjonen, og racerne fungerer også som første kontaktpunkt for kolleger som lurer på noe eller har enkle spørsmål om bruk av Teams.

Skjermbilde av ambassadør-teamet i Møller Mobility Group som illustrerer beste praksis for deling av tips, råd og erfaringer. 

Hva er neste steg?

«Hva skjer videre nå da?», fikk prosjekteier og leder for Digital arbeidsplass i Møller Digital, Erlend Egeland spørsmål om på Puzzleparts 15-års jubileum høsten 2023.

Daniel Wiese-Møller, salgsdirektør i Puzzlepart, og Erlend Egeland, leder for Digital arbeidsplass i Møller Digital, deler erfaringer fra prosjektet rundt implementering av Microsoft Teams som samhandlingsverktøy - på Puzzlepart sitt seminar 19. oktober 2023. 

Nå er Teams etablert som en samarbeidsplattform i MMG, og 8/10 benytter seg av denne aktivt fra måned til måned. Den generelle kunnskapen om Microsoft 365, og Teams spesielt, er løftet til et godt grunnleggende nivå. I tillegg er det etablert enkle og konkrete retningslinjer for bruk av Teams, støttet på en kanalstrategi som visuelt forteller om hvilke verktøy som skal brukes og hvilke som skal parkeres. Det er også startet et større digitaliseringsprogram med formål om å erstatte gårsdagens utdaterte forretningssystemer med moderne Microsoft 365- og Dynamics 365-baserte løsninger, som spiller sammen med Teams.

Et naturlig neste steg er derfor å tenke at andre kommunikasjonsløsninger som intranett og diverse portaler bygget på gammel teknologi, kan bygges som moderne apper og løsninger som drar nytte av bredden i Microsoft-plattformen med Viva, Power Platform, alle de spennende Copilotene, konsepter som «Intranet as a service» bygget inn i Teams-grensesnittet til brukeren, og så videre. Alt dette er mulig ettersom man allerede er på en etablert og skalerbar teknologisk plattform, som dessverre de færreste kjenner potensialet til. Det siste gjelder naturligvis ikke Møller Mobiliy Group, som har satt strøm på den digitale transformasjonen.

Vi i Puzzlepart ønsker MMG lykke til videre på veien, og vi gleder oss til å fortsette å jobbe tett sammen med dere på ulike deler av Microsoft-plattformen.

Følg oss gjerne på våre kanaler på LinkedIn og Instagram, og sjekk ut podden vår «PzlPod» hvor du kan lære masse spennende om både endringsledelse, prosjektledelse, KI & Copilot, Power Platform & Dynamics 365, prosjektløsninger, og masse annet spennende knyttet til Microsoft-teknologien.

Og du, helt til slutt – book gjerne en prat med oss for å høre om hvordan vi kan hjelpe nettopp dere.