Teams for tillitsvalgte i Tekna
Med over 4 000 tillitsvalgte og frivillige fordelt på hundrevis lokalavdelinger, organisasjoner, komiteer og utvalg er det et stort behov for digital samhandling i Tekna. For å kunne administrere og gi brukerstøtte med en liten IT-avdeling er Tekna avhengige av automatisering og selvbetjening. Puzzlepart har hatt gleden av å kunne hjelpe Tekna med innføring av Microsoft Teams, automatisering og integrasjon med medlemsregisteret, samt utvikling av Teams-apper og integrasjoner som gir tillitsvalgte enklere tilgang til viktige løsninger og informasjon.
Tekna organiserer medlemmer som har en mastergrad innen teknologi, realfag eller naturvitenskap. Over 100 000 medlemmer jobber hver dag med å løse samfunnets utfordringer gjennom innovasjon og ny teknologi. Tekna er den største masterforeningen i Norge, og den største fagforeningen i Akademikerne.
Fase 1
Etablere Microsoft Teams som samhandlingsplattform for tillitsvalgte
Høsten 2020 kunne de første tillitsvalgte i Tekna ta i bruk den nye samhandlingsløsningen basert på Microsoft Teams. Nå kunne tillitsvalgte over hele landet gjennomføre digitale møter, benytte chat og diskusjoner, dele og samarbeide i dokumenter på en mer effektiv måte enn tidligere. I denne fasen var det viktigste for Tekna å:
- tilby en effektiv samhandlingsplattform for tillitsvalgte
- automatisere tilgang til løsningen basert på medlemsregisteret
- gjenbruke eksisterende løsning for innlogging
Noen få uker etter lansering var over 500 tillitsvalgte og 50 teams opprettet automatisk basert på endringer i medlemsregisteret. 2 år senere har omtrent 2 000 tillitsvalgte benyttet løsningen og i dag benytter over 200 lokalavdelinger, studentavdelinger og utvalg løsningen.
Sammen med kunden har Puzzlepart bistått med rådgivning, utforming, utvikling, integrasjon og forvaltning av løsningen basert på Microsoft 365, Azure og Dynamics CRM. Leveransene i fase 1 har ivaretatt følgende behov:
- Håndtere utskifting av tillitsvalgte
- Endring av kontaktinformasjon
- Endring av roller og verv i komiteer
- Administrasjon av lisenser
- Opprettelse, endring, arkivering og gjenoppretting av teams
- Integrasjon med Tekna sin felles påloggingsløsning
- Videresending av epost til brukerens private adresse
- Administrasjon av medlemskap i ulike teams
- Administrasjon av ekstern deling
Fase 2
Tilgjengeliggjøre data og løsninger for tillitsvalgte i Microsoft Teams
I den andre fasen ønsket Tekna å gjøre Microsoft Teams tilgjengelig for flere tillitsvalgte, samt etablere plattformen som en hub for informasjon og apper. Microsoft Teams er svært godt egnet for integrasjoner med eksterne løsninger, både tredjeparts og egenutviklede.
Puzzlepart har i denne perioden bistått med utvikling og integrasjon av løsninger basert på Power Platform, SharePoint og Azure. Leveransene i fase 2 har resultert i følgende løsninger:
- Rapporter og dashbord koblet til datavarehuset
- Diskusjonsforum for representantmøtet (R-møte) som arrangeres annethvert år
- Løsning for publisering av kurs og arrangement på tekna.no
- Kurskalender
- Medlemsskolen (kurskatalog)
- Løsning for søknad om samfunnsmidler, samt saksbehandling, rapportering og utbetalinger
- Løsning for håndtering av innspill til offentlige høringer
- Viva Connections
- Møteadministrasjon basert på Decisions
Prosjektdetaljer
- Fase 1: mai 2019 - september 2020. Omfang ca 600 timer
- Fase 2: oktober 2020 - pågående. Omfang 40% FTE
Gevinster
- Økt digital samhandling mellom tillitsvalgte
- Minimal administrasjon og brukerstøtte
- Enkel tilgang til interne løsninger og informasjon
Deltakere
Petter Skodvin-Hvammen
Sjefkonsulent
Rådgivning, arkitektur og utvikling
Puzzlepart AS
Sofie Bakke Stridh
Rådgiver
Rådgivning og spesifikasjon
Puzzlepart AS
Cecilie Solheim Søeberg
Konsulent
Utvikling
Puzzlepart AS
Tønnes Tobias Pedersen Røren
Konsulent
Utvikling
Puzzlepart AS
Tom-Richard Follegg
Seniorkonsulent
Utvikling
Puzzlepart AS
Skrevet av Petter Skodvin-Hvammen, Sjefkonsulent i Puzzlepart.
Publiseringsdato: 30.05.2023
Er du på jakt etter lignende løsning, eller ønsker å vite mer?
